Deltagarnas frågor - PTK
Sök

Det var frågvisa deltagare när PTK höll kurs på Djurönäset för erfarna styrelseledamöter. Foto: Anna Simonsson

Frågor och svar från erfarna styrelseledamöter

I mars 2017 höll PTK en kurs för erfarna styrelseledamöter på Djurönäset. Som avslutning på första kursdagen fick Torsten Örtengren, erfaren styrelseledamot och utbildare i styrelsefrågor, svara på deltagarnas frågor. Eftersom vi tror att de kan vara relevanta för alla bolagsstyrelseledamöter har vi sammanställt dem här.


Jag kan ibland känna mig förbigången eftersom det verkar ske styrelsearbete vid sidan av de ordinarie mötena. Men när jag frågar får jag svaret att det rör sig om ägarfrågor. Vad ska jag göra?

 – Oavsett om du är arbetstagarrepresentant eller stämmovald ledamot gäller samma regler; i frågor som styrelsen ska behandla har alla rätt att ta del i allt förberedande arbete. Däremot är det ägarna och ägardirektiven som styr bolagets övergripande verksamhet och det får man acceptera. Så här handlar det nog snarast om att försöka ta reda på vad som är vad. Men av 8 kapitlet 21§ i ABL framgår att beslut inte får fattas av styrelsen om inte alla styrelseledamöter har fått tillfälle att delta i ärendets behandling och fått ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet.


Jag arbetar i en dotterbolagsstyrelse och upplever att många beslut redan är fattade när frågorna kommer upp på våra möten. Har du några tips på hur man kan få en större påverkan?

 – I stora koncerner utför man ju visst styrelsearbete även i dotterbolagsstyrelsen. Men i mindre bolag är dotterbolagsstyrelsen mer av en kontrollfunktion. Man är väldigt styrd och det kan man nog tyvärr inte göra så mycket åt. Men om det finns arbetstagarrepresentanter i moderbolagsstyrelsen så kan man dryfta sina frågor med dem, det är en väg att gå. 


Ibland tycker jag att det är svårt att veta om saker vi tar upp är en styrelsefråga eller inte?

 – Generellt skulle jag säga att många styrelser fattar för många operativa beslut. Styrelsens uppgift är att hantera långsiktiga strategier så det är viktigt att lyfta blicken. Men det är vanligt för alla styrelser att det blir för många "skruv och mutter och cykelställsbeslut". 


Om jag anser att en organisationsförändring inte är optimal för bolaget, kan jag lyfta det som en styrelsefråga?

 – Ja, det tycker jag. Men gör det till en strategisk fråga, inte till en facklig.


Jag tycker att vi väldigt sällan fattar beslut på våra styrelsemöten. Det är mest oändliga redogörelser från ordförande och koncernchef...

 – Så kan det vara ibland. En del av styrelsejobbet är rapportering och kontroll. Den andra delen är strategi, och den delen ska förhoppningsvis vara större. Men ibland händer inte det, om inte ordföranden aktivt ser till att skapa tid för det genom att sätta det på agendan. Kanske ska du prata med din ordförande om detta?


Vilken är din erfarenhet av arbetstagarrepresentanter i styrelsen?Tillför de generellt lika mycket som övriga ledamöter?

 – Det tycker jag absolut. Ibland mer eftersom de kan verksamheten bättre.


Har du varit med om styrelsebeslut som tydligt gynnar ägaren, men innebär en stor nackdel för arbetstagarna?

 – Nej, det har jag inte. Det har hänt att ägaren bestämt sig för att under ordnade former avveckla verksamheten, och det gynnar såklart inte arbetstagarna. Men om det är ägarens beslut är det ju inte mycket att göra åt.


Hur granskar man enkelt en ekonomisk rapport?

 – Det är inte helt enkelt att svara på... Resultat- och balansräkning är såklart jätteviktigt, det vet nog de flesta. Så att man kan se om det börjar luta åt fel håll, om man löpande förlorar pengar och får svårt att betala. I övrigt tycker jag nog att det är bättre om styrelsen ger rapporteringsanvisningar till vd:n, om vad man vill ha. Jag kan tycka att ungefär fem till sju finansiella nyckeltal och fem till sju icke-finansiella nyckeltal, på övergripande nivå, är lagom.


Kan du ge några exempel?

 – Styrelsen ska som sagt blicka framåt och fatta beslut som rör bolaget de närmaste tre till 18 månaderna eller ännu längre fram i tiden. Så vi behöver nyckeltal som kan säga något om verksamhetens trender framåt, som till exempel hur många nykundsbesök som gjorts och hur många av dem som resulterat i en order, hur många offerter har vi ute, hur stor är återköpsfrekvensen och så vidare. Siffror som pekar framåt, helt enkelt. Så icke-finansiella nyckeltal är också viktiga.


Vad kan man begära som ledamot när det gäller att få begripliga rapporter?

 – Skräckexemplet är ju när man får kvadratkilometer med excel-ark överskickade. Jag ser ingen som helst mening med långa tabeller. När ledamöterna får underlaget ska analysen ska vara gjord av de som kan detaljerna. Det ska vara ett överskådligt upplägg med låt säga fem till sju finansiella nyckeltal och fem till sju icke-finansiella.


Har du upplevt att det hålls "inofficiella styrelsemöten", det vill säga att beslut fattas när inte alla är närvarande?

 – Nej, det har jag inte. Däremot kan det ju vara så att mycket ventileras utanför styrelserummet – under pauserna. Man bollar grejer och resonerar kring sådant som inte "ryms" i styrelserummet. Så där är det viktigt att vara med. Man ska inte smita iväg och kolla mejl eller ta ett samtal då.


Vad tycker du om att ha styrelsemöte över Skype?

 – Det kan fungera bra vid korta möten, visst. Men man kan inte ta bort alla fysiska möten. Det är viktigt att styrelsen träffas och lär känna varandra "på riktigt".


Finns det krav på att styrelser i aktiebolag ska ha en arbetsordning?

 – Ja, enligt ABL ska alla publika bolag ha en arbetsordning för styrelsen. Och har man en aktiv styrelse, även om bolaget inte är publikt, tycker jag att man ska ha en arbetsordning. 


Vi får vårt beslutsunderlag på engelska. Kan man begära att få det på svenska?

 – Om ett annat språk än svenska ska användas i styrelserummet, muntligt eller skriftligt, ska styrelsen ha kommit överens om det. Men även om man gjort det så har den som inte kan språket rätt till att ha tolk eller få översättning. I styrelsen fattas majoritetsbeslut och ordförande är skyldig att se till att ledamöterna har det underlag som behövs. 


Jag har en fundering kring att föra in avvikande åsikt i protokollet. Om styrelsen anser att det inte fattats något beslut och att man därför inte heller kan anmäla en avvikande åsikt i protokollet, kan man då på något annat sätt begära att få markera att man har en avvikande åsikt?

 – Du säger att din styrelse hävdar att uttalandet "styrelsen anser" inte är att räkna som ett beslut, utan bara en åsikt. Men jag håller inte med om det. Om man kan säga "hela styrelsen anser" så är det helt klart ett beslut och då har man rätt att få avvikande åsikt införd i protokollet.


När det gäller styrelsens förtroende för vd – hur gör man om inte alla i styrelsen har förtroende för sittande vd? Ska man avgå om man inte tycker att vd gör ett bra jobb?

 – Jag skulle säga att det är en fråga om på vilken nivå det saknas förtroende. Är det så att man tycker att det möjligen finns någon som skulle göra jobbet bättre, eller upplever man att nuvarande vd rent av är skadlig för företagets verksamhet? Är det så att vissa i styrelsen önskar en mer säljinriktad vd och andra inte så tycker jag inte att det är en anledning nog att avgå. Men om man däremot inte litar på sin vd och upplever personens agerande som direkt skadligt för företaget kan det vara lämpligt att avgå. Det är en avvägningsfråga helt enkelt. 


Vilken är din syn på ansvarsförsäkring? 

– Det är givet att du ska ha en. Och inte bara den som företaget står för, utan också en privat. Det kan ju hända att allt är frid och fröjd så länge du jobbar i företaget, men att det strular till sig år efter att du har slutat och så visar det sig att företaget inte fortsatt betala din försäkring. Då kan du stå helt utan skydd. 


Text: Anna Matzinger

Kontakta oss

Google Maps

Telefon: 08 - 440 85 00

Besöksadress:
Kungsgatan 57 A, 6tr, Stockholm

Skicka e-post