Vad är arbetsbrist?

Arbetsbrist är ett juridiskt begrepp som avser samtliga de skäl för en uppsägning som inte är hänförliga till arbetstagaren personligen. Arbetsbrist kan innebära brist på arbete, men kan också uppstå om arbetsgivaren vill ändra verksamhetens riktning.

Det är arbetsgivaren som avgör vilken verksamhet som ska bedrivas och hur den ska vara organiserad. Därför är det också ytterst arbetsgivaren som avgör när det uppstår arbetsbrist i verksamheten. Företaget behöver inte ”gå dåligt” utan en arbetsbrist kan uppstå om arbetsgivaren vill ändra inriktning och välja att lägga ner, outsourca eller sälja delar av företaget, vilket i sin tur kan leda till uppsägningar. Den fackliga parten har möjlighet att påverka och tillvarata arbetstagarsidans intressen genom det löpande fackliga arbetet och också vid de medbestämmandeförhandlingar som ska genomföras i samband med arbetsbrist.

Turordningsregler

Vid arbetsbrist, där möjligheterna till omplacering är uttömda, är grundregeln att uppsägningar av medarbetare ska göras i turordning enligt principen ”sist in – först ut”, alltså att den med kortast anställningstid sägs upp i första hand. Turordningslistan skapas först efter det att möjligheter till omplaceringar till lediga tjänster har utretts.

I huvudavtalet mellan Svenskt Näringsliv och PTK finns särskilda krav på förhandling om avtalsturlista vid en arbetsbristsituation. Vidare finns möjlighet för arbetsgivaren att göra vissa undantag från turordningen om en avtalsturlista inte kan träffas som skiljer sig från LAS regler.

Vad är en avtalsturlista?

Arbetsgivaren kan genom kollektivavtal komma överens med berörda fackförbund om att i en neddragningssituation få göra avsteg från turordningsreglerna, så kallade avtalsturlistor. En avtalsturlista innebär att arbetsgivaren och de lokala fackliga organisationerna utifrån verksamhetens fortsatta behov kommer överens om vilken eller vilka tjänstemän som fortsatt ska vara kvar i företaget. En sådan skriftlig överenskommelsen utgör därmed ett bindande kollektivavtal om vilka anställda som arbetsgivaren ska säga upp på grund av arbetsbrist. En uppsägning som sker med stöd av en avtalsturlista kan som utgångspunkt inte angripas rättsligt.

Det är viktigt att de lokala parterna som har för avsikt att träffa en överenskommelse om en avtalsturlista är tydliga med detta, allt för att undvika missförstånd och oklarheter. Även om avsikten inte tydliggjorts är en skriftlig överenskommelse mellan lokala parter som innebär avsteg från lagens turordningsregler att betrakta som en avtalsturlista.

Syftet med att träffa en avtalsturlista är att företaget ska kunna hantera sitt behov av att ha rätt organisation för framtida utmaningar och att ha förutsättningar för att bedriva en konkurrenskraftig verksamhet med goda möjligheter att fortsatt sysselsätta de tjänstemän som inte blir uppsagda. Företagets behov och de enskilda tjänstemännens kompetenser är viktiga utgångspunkter för att kunna bedöma vilka som ska omfattas av en avtalsturlista.

Krav på en avtalsturlista

En avtalsturlista ska vara skriftlig och undertecknad av de lokala parterna för att vara giltig.

Avtalsturlistan få inte missgynna arbetstagare i strid med diskrimineringslagen eller strida mot god sed på arbetsmarknaden. Om så ändå skulle ske så kan avtalsturlistan helt eller delvis förklaras ogiltig även om lokala parter varit överens om den.

Ta hjälp av centrala parter

Om det visar sig vara svårt att kunna enas om processen och/eller om en avtalsturlista kan de lokala parterna vända sig till sina centrala organisationer för att få stöd och hjälp. De centrala parterna kan gemensamt, eller var för sig, ge råd till lokala parter i hur de ska hantera processen i enlighet med huvudavtalets intentioner.

Skapa samsyn – en gemensam bild av förutsättningarna

Processen startar då arbetsgivaren informerar om att denne avser att förändra sin verksamhet på ett sätt så att arbetsbrist uppstår. Det är viktigt att man som lokal facklig part är informerad om arbetsgivarens utveckling, ekonomiska situation och liknande. Arbetsgivare har enligt 19 § MBL (Medbestämmandelagen) en skyldighet att kontinuerligt informera de fackliga organisationer som har kollektivavtal med om hur verksamheten utvecklas ekonomiskt och produktionsmässigt. Det innebär också att arbetsgivaren snarast möjligt ska informera facket när en arbetsbrist kan tänkas uppstå. Tanken med reglerna i MBL är att en arbetsbristsituation inte ska komma som en överraskning för de lokala fackliga organisationerna och oftast har de fackliga företrädarna fått tidiga signaler om att en arbetsbrist är på gång.

Om informationen sköts på detta sätt kommer de fackliga företrädarna att behöva mindre tid för att förstå läget och få en gemensam bild av företagets situation. Sannolikheten är då större att förhandlingarna kan föras mer effektivt.

Kallelse till förhandling

Så snart arbetsgivaren kommit fram till att personalstyrkan behöver minskas och att ett antal anställda kommer att behöva sägas upp, ska arbetsgivaren kalla de fackliga organisationerna som arbetsgivaren har kollektivavtal med, till en förhandling enligt 11 § MBL.

Förhandlingsframställan från arbetsgivaren bör vara skriftlig och innehålla relevant information så att de fackliga organisationerna ska veta vad förhandlingen avser att hantera. Förhandlingen ska därefter hållas inom den tid som föreskrivs i aktuell förhandlingsordning.

Vem ska förhandla?

Varje part utser sina företrädare i förhandlingen.

I huvudavtalet mellan Svenskt Näringsliv och PTK har betydelsen av att tjänstemännen företräds gemensamt gentemot arbetsgivaren särskilt uppmärksammats. PTK:s förbund har sedan tidigare samsyn i att det ska upprättas en gemensam turordning för samtliga tjänstemän i händelse av arbetsbrist. Därför förutsätts att förbunden inom PTK i större utsträckning än tidigare uppträder gemensamt i förhandlingar om arbetsbrist och därmed även när det blir fråga om att träffa avtalsturlista.

I huvudavtalet noteras att berörda PTK-förbund kan bilda ett gemensamt lokalt organ, PTK-L, som förhandlar som en part med arbetsgivaren om den nya organisationen och arbetsbristen. Mer om detta finns att läsa i PTK:s skrift PTK-L – när facken samverkar på företaget.

Varsel till Arbetsförmedlingen

Arbetsgivaren ska underrätta/varsla Arbetsförmedlingen om arbetsbristen innebär att fem
eller fler personer kan bli uppsagda. Regler om detta finns i Lagen om vissa anställningsfrämjande åtgärder.

Särskild informationsskyldighet inför förhandlingar om arbetsbrist

Arbetsgivare har en särskild informationsskyldighet inför förhandlingar om arbetsbrist, se 15 § MBL. För att det ska bli en effektiv förhandling är det viktigt att den fackliga organisationen så tidigt som möjligt kan sätta sig in i frågan genom att arbetsgivaren redovisar följande:

• Skälen till de planerade uppsägningarna
• Hur den aktuella organisationen ser ut före arbetsbristen och vilka förändringar som övervägs
• Hur många som kan komma att bli uppsagda och vilka yrkeskategorier de tillhör
• Relevanta uppgifter om de personer som är närmast berörda av arbetsbristen
• Finns det lediga tjänster i företaget som kan användas till omplacering av eventuellt berörda personer
• När arbetsgivaren planerar att verkställa uppsägningarna

Finns det ytterligare information som underlättar för de lokala arbetstagarparterna att sätta sig in i situationen är det lämpligt att den ges så tidigt som möjligt innan förhandling ska äga rum.

Arbetsgivaren ska också till de fackliga organisationerna lämna en kopia av det varsel som eventuellt har lämnats till Arbetsförmedlingen.

Information till medarbetarna

Arbetsgivaren behöver lämna information till samtliga medarbetare att man kallat till förhandling om arbetsbrist. Informationen bör hållas på en övergripande nivå så att arbetsgivaren inte föregår förhandlingsresultatet. Om företaget är börsnoterat kan även andra intressenter behöva informeras.

Det är en god idé att på ett tidigt stadie i förhandlingen sätta en tidplan för var och när förhandlingar ska ske och vilken typ av information som ska gå ut till de anställda (informationsplan). Det är ofta bra att ha en process som inte drar ut alltför mycket på tiden, utan håller ett jämnt tempo.

Avsluta gärna varje förhandlingstillfälle med att diskutera informationsfrågan – både med arbetsgivaren och andra inblandade fackförbund. Kom överens om vilken information medlemmarna ska få tillgång till och när.

Det är viktigt att de fackliga företrädarna löpande håller medlemmarna informerade och uppdaterade via medlemsmöten och informationsutskick. Det är dock alltid arbetsgivaren som ska informera berörda om vad som är på gång, så säkerställ att det har skett innan ni kallar till medlemsmöte eller skickar ut information.

Gör en risk- och konsekvensanalys

Arbetsgivaren ska göra en riskbedömning i samverkan med skyddsombudet/arbetsmiljöombudet, där man beskriver hur arbetsmiljön kan komma att påverkas i den framtida organisationen. Riskbedömningen kan till exempel behandla arbetsmängd, arbetsinnehåll samt arbetstidens omfattning och förläggning. Omfattningen av en riskbedömning kan variera från ett enkelt konstaterande av få/inga risker till en mer omfattande analys. I riskbedömningen ska det också finnas en handlingsplan för hur eventuella risker ska minimeras.

Riskbedömningen redovisas under förhandlingen och kan justeras/anpassas vid behov.

Stödmaterial för en risk- och konsekvensanalys finns på prevent.se.

Förhandlingen inleds – beskrivning av omorganisationen respektive arbetsbristen

Förhandlingen bör inledas med att arbetsgivaren beskriver sin nuvarande organisation, sitt förslag till fortsatt organisation samt grunden till att det föreligger arbetsbrist. Det gör arbetsgivaren genom att ange orsaken till arbetsbristen samt vilka kategorier och hur många tjänster som enligt arbetsgivaren berörs av arbetsbristen. I denna fas talar man inte om vilka anställda som drabbas av omplaceringar och eventuell övertalighet, utan håller sig på ett övergripande plan och talar om varför arbetsgivaren vill ändra organisationen.

Det är viktigt att de fackliga företrädarna får möjlighet att tydligt förstå bakgrunden till arbetsbristen och ges möjlighet att analysera denna. Var inte rädd att be arbetsgivaren förtydliga sig, begär ajournering om du behöver undersöka någon uppgift. Exempel på frågor att ställa i detta skede är:

• Vad syftar förändringen till?
• Vilka behov ska tillgodoses?
• Vilka berörs av arbetsbristen?
• Vilka konsekvenser får förändringen för personalen?
• När ska förändringen ske?
• Hur ser omställningsperioden ut?

När ni vet vilka verksamheter, befattningar etcetera som föreslås flyttas, skäras ner eller försvinna har ni möjlighet att komma med invändningar och förslag på åtgärder som arbetsgivaren kan vidta för att minska risken för övertalighet. Detta gäller både på förändringsprocessen och förslaget till ny organisation. Dock är det i slutänden arbetsgivaren som bestämmer hur verksamheten ska organiseras även när de fackliga företrädarna har en annan uppfattning.

Det är viktigt att denna första fas är ordentligt avslutad innan man går in i nästa fas. Hur organisationen ska se ut efter förändringen bestämmer förutsättningarna för de fortsatta förhandlingarna angående uppsägningar. Det finns dock inga krav på att den fortsatta förhandlingen ska ske efter en viss tid, det viktiga är att den första fasen är avslutad innan man börjar diskutera konsekvenserna i nästa fas

Tystnadsplikt

Utgångspunkten i en förhandling om arbetsbrist är att de fackliga företrädarna alltid ska ha möjlighet att stämma av frågor som uppkommer i förhandlingen med berörda personer. Du kan på olika sätt behöva kontrollera de uppgifter arbetsgivaren lämnar om anställningstid, kompetens med mera. Förhandlingar om en avtalsturlista bör i normalfallet aldrig föras under tystnadsplikt.

Om arbetsgivaren menar att viss information är så känslig att det krävs tystnadsplikt måste arbetsgivaren påkalla särskild förhandling rörande tystnadsplikt enligt 21 § MBL. I sådan förhandling diskuteras dels frågan om huruvida tystnadsplikten överhuvudtaget ska förekomma, dels vilken information det i så fall ska råda tystnadsplikt kring samt hur länge sådan tystnadsplikt i så fall ska gälla. Denna fråga behöver redas ut innan förhandlingen om arbetsbrist kan fortsätta.

Det är ytterst ovanligt att det finns skäl för tystnadsplikt under en arbetsbristförhandling. Det ska i princip handla om att skydda uppgifter som är känsliga från konkurrenssynpunkt eller känsliga uppgifter om personliga förhållanden. Om du som företrädare motsätter dig tystnadsplikt så gäller tystnadsplikten ändå till dess att frågan slutligt är avgjord. För att tystnadsplikten ska fortsätta att gälla efter att förhandlingen har avslutats så måste arbetsgivaren väcka talan om tystnadsplikt inom tio dagar.

Det är viktigt att inte låta sig bindas av tystnadsplikt på ett sådant sätt att den begränsar de samtal som de fackliga företrädarna förväntas föra med de personer som arbetsgivaren menar saknar kompetens för fortsatt anställning. Förklara därför i förhandlingen om tystnadsplikt att ni som företrädare inte kommer att kunna förhandla om någon avtalsturlista om ni inte tillåts prata med de berörda arbetstagarna.

Om du som företrädare ändå accepterar att bindas av tystnadsplikt har du alltid möjlighet att stämma av frågor inom styrelsen samt att konsultera ditt förbund. Du upplyser dem om tystnadsplikten och de blir då bundna av samma tystnadsplikt.

Identifiera turordningskrets

På arbetsplatser där huvudavtalet gäller ska separata turordningslistor upprättas för tjänstemän respektive för arbetare per fysisk arbetsplats (driftsenhet). PTK-förbunden har samsyn i att det ska upprättas en gemensam turordning för samtliga tjänstemän i händelse av arbetsbrist, det vill säga att samtliga tjänstemän ska betraktas som ett avtalsområde. Detta har ytterligare förtydligats i huvudavtalet, där det framgår att arbetsgivaren, när en avtalsturlista inte kan träffas, ska betrakta samtliga tjänstemän som ett avtalsområde vid tillämpning av avtalets undantagsbestämmelse.

Det ska också uppmärksammas att en eventuell begäran om sammanläggning av driftsenheter från arbetstagarsidan också påverkar turordningskretsen.

Beroende på förutsättningarna kan de lokala parterna komma överens om att arbetsbristen ska begränsas till en viss del av verksamheten, till exempel om det enbart är en viss enhet som berörs. Det kan vara en fördel att verksamheten kan fortsätta att bedrivas på andra enheter utan störningar eller oro bland de anställda. Arbetsbristen kan också vara enklare att hantera om turordningskretsen begränsas.

Det är dock viktigt att parterna är medvetna om att tillämpningen av en överenskommelse om att begränsa arbetsbristen till en del av verksamheten eller en viss enhet i sig innebär att överenskommelse träffats om en avtalsturlista.

Verksamhetens krav och behov

Arbetsgivaren behöver identifiera och beskriva verksamhetens fortsatta behov av kompetens och vilka kvalifikationskrav som ställs på de befattningar som ska finnas i den förändrade organisationen.

Det är viktigt att de fackliga företrädarna noga värderar arbetsgivarens förslag på ny organisation och krav på kompetenser. Är den nya organisationen bärkraftig och realistisk i förhållande till de omständigheter som föranledde arbetsbristen? Är kompetenskraven sakliga och rimliga? Har medarbetarnas förutsättningar beskrivits och bedömts på ett korrekt, rättvist och rimligt sätt?

Det går också att diskutera andra alternativ för att lösa övertaligheten, till exempel frivilliga avgångar eller avtalspension.

Medlemsförankring

Utan goda medlemskontakter kommer de fackliga företrädarna inte att kunna företräda medlemmarna på bästa sätt. Beroende på omfattningen av organisationsförändringen ställs olika krav på engagemang och förankring hos medlemmarna.

För att uppnå bästa möjliga resultat i förhandlingarna med arbetsgivaren är det av avgörande betydelse att medlemmarna är informerade om vad som händer i förhandlingarna.

En kontinuerlig dialog med medlemmarna är ofta nödvändig för att säkerställa att den turordningslista och det faktaunderlag arbetsgivaren presenterar är korrekt.

Vid en förhandling om avtalsturlista är det särskilt viktigt med avstämningar med berörda personer innan en slutgiltig överenskommelse träffas. En förhandling bör inte avslutas innan berörda medlemmar har informerats om förhandlingen och vad den handlar om. Det måste säkerställas att uppgifter om kompetens och anställningstid är korrekta. Det är viktigt att dokumentera dialogen om personerna i efterhand skulle framföra klagomål mot processen.

Det är dock alltid arbetsgivarens ansvar att meddela eventuella uppsägningar till berörda personer.

Pröva omplacering till lediga tjänster i arbetsgivarens verksamhet

Arbetsgivaren har en omplaceringsskyldighet enligt 7 § LAS. Den innebär att om det finns en annan ledig tjänst hos arbetsgivaren som tjänstemannen har tillräckliga kvalifikationer för så kan arbetsgivaren inte säga upp denne utan måste erbjuda den lediga tjänsten. Omplaceringsskyldigheten gäller till lediga tjänster inom hela arbetsgivarens verksamhet.

Omplacering behöver inte ske i turordning, men utgångspunkten är att arbetsgivaren så långt möjligt ska erbjuda omplacering till en tjänst som är så närliggande den befintliga tjänsten som möjligt. Arbetsgivaren avgör ytterst vem som ska erbjudas vilken ledig tjänst om det finns flera sådana och får då också ta hänsyn till lämplighet. I det enskilda fallet kan det kan utfallet bli sådant att tjänstemannen omplaceras till en lägre befattning med sämre villkor i en arbetsbristsituation om andra omplaceringsmöjligheter inte är möjliga. Detta då lagen om anställningsskydd främst tar sikte på ett anställningsskydd, inte ett befattningsskydd. Vad som är ett skäligt omplaceringserbjudande får bedömas från fall till fall. Tackar man nej till ett skäligt omplaceringserbjudande kan man bli uppsagd, oavsett plats i turordningen.

Förhandling om avtalsturlista

Av huvudavtalet framgår att de lokala parterna vid en arbetsbrist ska värdera arbetsgivarens krav och behov i bemanningshänseende. Om arbetsgivaren menar att verksamhetens behov inte kan tillgodoses utan att göra avsteg från turordningen, ska parterna förhandla om en avtalsturlista. I en avtalsturlista kan de lokala parterna träffa överenskommelse om vilka tjänstemän som ska sägas upp så att arbetsgivarens behov av kompetens särskilt beaktas, liksom arbetsgivarens möjligheter att bedriva konkurrenskraftig verksamhet och därmed bereda fortsatt anställning.

Det förutsätts att arbetsgivaren tillhandahåller relevant faktaunderlag och att man utifrån detta når samsyn om vilka som bör sägas upp. Innan en överenskommelse om avtalsturlista träffas måste de fackliga organisationerna säkerställa att de fått tillgång till all den information och de underlag som behövs för att kunna ta ställning till förslaget. En viktig utgångspunkt är att inte träffa en avtalsturlista utan att på lämpligt sätt stämma av de uppgifter om kvalifikationer och eventuella kompetensbrister som arbetsgivaren redogjort för. Detta sker lämpligen genom att prata med de medlemmar som berörs.

Om de lokala parterna inte kan enas kring en avtalsturlista så kan frågan lyftas till centrala parter.

Protokoll

Förhandlingen om avtalsturlista ska dokumenteras i ett protokoll som undertecknas av samtliga parter, innan uppsägningar får ske. Protokollet utgör då också ett lokalt kollektivavtal. Även en förhandling om arbetsbrist som inte resulterar i en avtalsturlista ska protokollföras.

Avsluta förhandlingen med att tydligt sammanfatta det ni kommit överens om. Förhandlingen är i normalfallet avslutad samtidigt med sammanträdet för förhandlingen. Om förhandlingen inte avslutas i enighet så är kan det vara bra att begära att förhandlingen avslutas senare, exempelvis när protokollet justeras. Detta för att det ska finnas mer tid för att ta ställning till om det finns skäl att lyfta förhandlingsfrågan vidare. Om de lokala parterna inte kan enas, kan central förhandling begäras.

När förhandlingarna är avslutade, lokalt eller centralt, kan uppsägningshandlingar överlämnas till de tjänstemän som ska sägas upp.

Om ingen avtalsturlista kan träffas

Om förhandlingen avslutas utan att en avtalsturlista har kunnat träffas får arbetsgivaren gå vidare och besluta om vilka uppsägningar på grund av arbetsbrist som denne ensidigt önskar genomföra. Arbetsgivaren har då enligt huvudavtalet möjlighet att göra undantag för visst antal arbetstagare. De arbetstagare som undantas ska enligt arbetsgivaren ha särskild betydelse för den fortsatta verksamheten. Arbetsgivarens bedömning i denna fråga kan som huvudregel inte angripas rättsligt, om det inte rör sig om diskriminering, föreningsrättskränkning eller brott mot god sed på arbetsmarknaden.

Ni som fackliga företrädare har en viktig uppgift att bevaka att arbetsgivaren hanterar huvudavtalets undantags- och begränsningsregler korrekt. Huvudavtalet uttrycker tydligt att alla tjänstemän ska omfattas av en turordning och det innebär att de fackliga organisationerna även i denna situation behöver ha ett nära samarbete och informationsutbyte.

Uppsägningstid

Uppsägningstid framgår av kollektivavtalet, och kompletteras med lagens formaliaregler. Om det skulle vara aktuellt kan arbetsgivaren och tjänstemannen komma överens om att förlänga uppsägningstiden.

Enligt 14 § LAS ska skälig ledighet med lön beviljas för den som söker arbete under uppsägningstiden.

Uppföljning och utvärdering

De medlemmar som drabbas av uppsägning behöver få information om vilka rättigheter de har vad gäller till exempel intjänade förmåner och företrädesrätt till återanställning. Observera att konkurrensklausuler upphör att gälla vid uppsägning på grund av arbetsbrist. När det gäller frågor om a-kassa, inkomstförsäkring och omställningsstöd – hänvisa medlemmarna direkt till berörda instanser (berörd a-kassa, berört förbund respektive TRR).

Följ upp det ni kommit överens om i förhandlingen, exempelvis att arbetsgivaren fullföljer sina åtaganden i riskbedömningen eller kommunikationsplanen. Arkivera alla handlingar. Det är viktigt att spara förhandlingsprotokoll och andra underlag, ni kan få nytta av detta vid ett annat tillfälle.

När förhandlingen är slutförd och uppsägningarna är genomförda bör parterna utvärdera hur processen varit. Syftet med utvärderingen är att upptäcka moment som parterna kan förbättra vid en eventuell kommande förhandling om arbetsbrist hos arbetsgivaren.